Los principios que nos guían

1. Lealtad. Obtenemos sus datos personales sólo con su conocimiento y consentimiento.   
2. Finalidad. Cuando obtenemos sus datos personales le informamos sobre el propósito y sólo los usaremos para los fines establecidos.
3. Proporcionalidad. Solo le solicitaremos los datos personales necesarios relacionados con la finalidad establecida.
4. Veracidad y Exactitud. Siempre procuraremos que sus datos estén exactos y se mantengan actualizados. Recuerde que la actualización es una responsabilidad compartida.
5. Seguridad de los datos. Hemos tomado medidas técnicas y organizacionales apropiadas contra el procesamiento no autorizado e ilícito de sus datos e información personal. Puede sentirse tranquilo que nosotros contamos con una plataforma tecnológica robusta, asesoramiento de expertos internacionales y un equipo altamente especializado que ha desarrollado una estrategia para optimizar continuamente la seguridad de sus datos personales.
6. Transparencia. Siempre procuraremos comunicar nuestras políticas de protección de datos en un lenguaje fácil de entender. Consulte también las secciones Cuidamos sus Derechos como Titular de los Datos Personales y Acceso a Su Información y Procedimiento para ejercer sus derechos.
7. Confidencialidad. Todas las personas que por su rol tienen acceso a sus datos están obligadas a no divulgarlos. Contamos con procesos, políticas y herramientas internas para apoyarnos a mantener la confidencialidad de sus datos.
8. Licitud. Cuando obtenemos sus datos nos aseguramos de contar con su consentimiento y lo documentamos para consultas futuras.
9. Portabilidad. De ser requerido por usted, le compartiremos sus datos personales oportunamente en un formato genérico y común.

¿Cómo y por qué recolectamos información personal?

Como proveedor de servicios fiduciarios, recolectamos datos personales como parte de nuestras actividades profesionales con el fin de servir a nuestros clientes y cumplir con las normas legales que nos aplican.

Nunca recopilamos datos personales sin su conocimiento y consentimiento. No usamos sus datos personales para fines diferentes a los indicados.

Es importante destacar que no divulgamos ni vendemos su información personal o información de contacto comercial a terceros que les permita mercadear sus productos y servicios.

Si usted es cliente o potencial cliente

Cuando usted solicita un servicio o cotización de un servicio, podemos recolectar su información y datos, como parte del proceso de introducción, para entender, acceder y asistirle con sus necesidades fiduciarias, para cumplir con obligaciones de leyes especiales o para garantizar que la información es correcta y está al día, entre otros. Solamente recolectamos sus datos a través de medios legales y consensuados.

Alguna de la información que típicamente recolectamos es:

1. Información y datos personales básicos para identificarlo inequívocamente: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de pasaporte o identificación, en caso de actuar en nombre de una persona jurídica, su rol dentro de la entidad.
2. Datos de contacto para poder comunicarnos con usted y facturar: dirección física, dirección de correo electrónico, números de teléfono y en caso de ser persona jurídica domicilio y número de identificación fiscal.
3. Información necesaria para cumplir con la política de Conozca a su cliente y requisitos de Debida Diligencia: adicional a los datos mencionados en los puntos anteriores, copia de su documento de identificación, comprobante de domicilio; en caso de ser persona jurídica, certificado de existencia o equivalente, entre otros.

Generalmente, usted habrá suministrado información y datos en el curso de nuestra relación. Sin embargo, según sea necesario para proveer los servicios solicitados y/o cumplir con obligaciones legales, podemos validar o recolectar información sobre usted con las diferentes bases de datos nuestras, como las de otras empresas de nuestro grupo económico, o a través de terceros tales como fuentes accesibles, otras autoridades y/o entidades estatales y de proveedores de servicios.

Usamos sus datos personales solamente en nuestras actividades profesionales regulares y para cumplir con nuestras obligaciones en los contratos o acuerdos suscritos para proveerle nuestros servicios, realizar verificaciones por posibles conflictos o búsquedas contra lavado de capitales, para cumplir con nuestras obligaciones legales en las jurisdicciones donde operamos y defender sus derechos legales, así como para cumplir con órdenes judiciales y/o administrativas si fuera necesario.

Debido a la diversidad de servicios que proveemos, no podemos definir un plazo fijo generalizado para que se cancelen los datos personales que tenemos bajo nuestra custodia. Sin embargo, guardaremos sus datos personales por un mínimo de 5 años luego de terminar toda relación comercial o contractual, en atención al plazo establecido por la Ley 23 de 27 de abril de 2015. Mantendremos sus datos personales posterior a este plazo durante el tiempo que sea necesario para poder atender cualquier reclamación o atención que surja de la finalidad del tratamiento para el cual han sido recolectados o para cumplir con leyes especiales o las normativas que las desarrollen. Si usted desea que sus datos sean eliminados después de que se haya cumplido la obligación legal de conservarlos, puede hacer uso de su derecho de Cancelación, enviando una solicitud a nuestro Oficial de Protección de Datos, siguiendo las indicaciones en la sección “Acceso a Su Información y Procedimiento para ejercer sus derechos”.  La viabilidad de esta solicitud será analizada y atendida dentro el plazo de cinco (5) días laborables.

El derecho de cancelación no se aplicará en las siguientes circunstancias:

1. Cuando los datos deban ser conservados o tratados para el cumplimiento de una disposición fiduciaria u otra disposición legal;
2. Cuando transcurrido el plazo legal para su conservación, exista una disposición especial que establezca otro plazo legal de conservación;
3. Cuando transcurrido el plazo legal para su conservación, medie un interés legítimo de la fiduciaria para su conservación;
4. Cualquiera otra circunstancia que basada en un motivo legítimo requiera de su conservación, siempre que no prevalezca los derechos del titular de datos;
5. Cuando se configura alguna de las limitaciones establecidas en el artículo 31 del Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021, así como en cualquier otra disposición legal o la norma que la desarrolle, cuando apliquen.
6. Cuando la cancelación haya sido previamente realizada.
7. Como parte de nuestra relación profesional, podríamos enviarle información sobre nuestros servicios, acerca de nuevos productos o servicios, eventos y noticias sobre nuestra empresa u otras empresas de nuestro grupo económico. En este caso, usted puede en cualquier momento retirar su consentimiento, notificándonos a [email protected].

Si usted nos visita en nuestras instalaciones

Tanto nosotros como el edificio utilizamos video vigilancia en los alrededores y dentro de nuestras oficinas, para mantener la seguridad de nuestros clientes, colaboradores y otras visitas, así como para protegernos contra el robo, fraude y daño a la propiedad. Por lo tanto, cuando usted nos visita en nuestras instalaciones, puede ser grabado. Toda grabación se destruye después de un máximo de 1 año y no se utilizará para fines diferentes a los descritos aquí. Para más información recomendamos referirse a la Política de Protección de Datos de MMG Tower.

Si usted nos visita en nuestras páginas de Internet o portales de servicio

Cuando usted navega por nuestras páginas de internet, no recolectamos datos personales a través de cookies o métodos similares. Sin embargo, nuestras páginas utilizan el servicio Google Analytics, el cual es operado por Google Inc., empresa ubicada en California, EEUU. Google Analytics nos provee con reportes sobre el uso de nuestras páginas y estadísticas generales sobre las personas que nos visitan, como país, tipo de navegador, intereses generales etc. En ningún momento estos reportes nos permiten identificar una persona específica a través de estos reportes. Utilizamos el servicio con el fin de optimizar el funcionamiento y la seguridad de nuestras plataformas tecnológicas, así como para ofrecer contenido más relevante. Google Analytics para proveer su servicio utiliza cookies. Usted tiene la posibilidad de deshabilitar Google Analytics en su navegador. Para más información sobre como Google Analytics recolecta y utiliza sus datos y cómo deshabilitarlo, consulte a

https://support.google.com/analytics/answer/6004245#zippy=%2Cnuestra-pol%C3%ADtica-de-privacidad%2Cidentificadores-y-cookies-de-google-analytics.

Al entrar en uno de nuestros portales de servicio al cliente, como el de pagos, recolectamos además la información que usted nos proporciona en el momento y que es estrictamente necesaria para que cumpla con el fin para el que fue diseñado, por ejemplo, el de transferir el pago de una factura. En todos los casos siempre buscamos su comodidad y la seguridad de sus datos. En estos casos sus datos serán almacenados por los plazos establecidos por las leyes aplicables y en esta política.

Si usted a través de nuestro formulario de contacto nos envía sus datos de contacto para comunicarse con nosotros, pasaremos sus datos a las personas indicadas para atender su mensaje. recibirá periódicamente correos con información sobre MMG Trust. Se conservarán estos datos hasta que usted decida darse de baja a través del enlace que aparecerá en cada correo que recibirá.  

Si nos suministra un servicio como proveedor o participa en una licitación.

Cuando usted es proveedor nuestro o licita con nosotros, le podemos solicitar información general sobre su negocio, como el registro público, datos de contacto, referencias comerciales, referencias en la APC, dignatarios y cualquier otra información que sea requerida para realizar la debida diligencia y evaluar el riesgo de una relación contractual.

Guardaremos los datos personales que nos proporciona en el transcurso de nuestra relación comercial por un mínimo de 5 años, luego de terminar toda relación comercial o contractual. Mantendremos sus datos personales posterior a este plazo durante el tiempo que sea necesario para poder atender cualquier reclamación o atención que surja del tratamiento para el cual han sido recolectados o para cumplir con leyes especiales o las normativas que las desarrollen.

Si es colaborador o candidato

Cuando usted aplica a una posición con nosotros, recopilamos la información que usted nos proporciona con su hoja de vida. Además, podríamos estar recopilando información adicional, por ejemplo, a través de formularios, entrevistas o sus referencias. Utilizamos esta información con el fin de evaluar candidatos a cubrir una plaza de trabajo con nosotros o alguna otra empresa parte de nuestro grupo económico. De no ser contratado, mantenemos sus datos por un plazo de 12 meses y luego los eliminamos. En caso de ser contratado por nosotros, su información formará parte de nuestra base de datos de colaboradores y su expediente de personal, para los cuales podríamos solicitar y almacenar información adicional, con el fin de desarrollar la relación laboral. Una vez terminada la relación laboral conservamos sus datos de acuerdo con las leyes especiales aplicables, como por ejemplo la Ley 51 de 2005, que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y dicta otras disposiciones, en la cual se define un plazo de 20 años para la prescripción de las cuotas, por lo que la información relevante será guardada por lo menos por 20 años después de terminar la relación laboral.